Política de privacidad

1. Responsable.

Monales S.A.S., NIT 901.746.218-9, con domicilio y dirección de notificaciones en Calle 4B # 35A-11, barrio El Sindicato, Cali, Valle del Cauca, Colombia, es el responsable del tratamiento de tus datos personales y los trata conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Tus consultas y reclamos los atiende su Área de Protección de Datos Personales, en office@monales.co y en el teléfono +57 300 608 4202.

2. Datos que recopilamos.

Al registrarte: tu nombre, tu correo, tu contraseña, que no guardamos en texto plano, y tu año de nacimiento; si cumples 18 años este año, también tu respuesta sobre si ya los cumpliste, al registrarte o cuando te lo preguntemos después, y la fecha y hora en que nos confirmas que ya los cumpliste. Al empezar: el calendario de tu examen, si ya lo sabes. Mientras estudias: tus respuestas, los tiempos que tardas, las pistas que usas, tus resultados y las estimaciones de dominio que calculamos con ellos; son registros asociados a tu cuenta, no cifras sueltas. Para la seguridad: tus sesiones, con la dirección IP y el navegador desde los que entras; los registros de nuestro servidor, que anotan la dirección IP, la fecha y hora, la página pedida y el navegador de cada visita, aunque no hayas iniciado sesión; y las autorizaciones que otorgas o revocas. Y, si usas esas funciones: tus solicitudes de soporte, los reportes de preguntas y tu participación en retos. No necesitas darnos datos sensibles, como información de salud, para estudiar: evita incluirlos en lo que nos escribas. Si eres menor de edad, guardamos además la autorización de tu representante legal, con los datos del apartado 9.2. Solo cuando los referidos están habilitados guardamos los datos de llegada: el código de quien te invitó, las etiquetas de campaña, la página de entrada sin consulta ni fragmento y el dominio del sitio desde el que llegaste. Si eres menor de edad, solo los asociamos a tu cuenta después de que tu representante autorice.

3. Finalidades.

Usamos tus datos para prestarte el servicio, personalizar tu ruta de estudio, estimar tu nivel de dominio, mejorar el contenido, guardar la prueba de tu autorización, atender tus solicitudes, proteger las cuentas y la plataforma, detectar y corregir fallas y prevenir abusos. Los informes de aprendizaje que miramos son agregados, pero salen de registros asociados a tu cuenta: nuestras mediciones de uso guardan tu identificador aunque el evento no lleve tu nombre. Durante el piloto no te enviamos correos automáticos, mensajes de texto ni notificaciones al celular: por correo solo te respondemos lo que nos pidas o te avisamos de algo que afecte tu cuenta o tus datos. Sí preparamos avisos dentro de la plataforma: por ejemplo, cada día a las 6:00 p. m., hora de Colombia, uno de «racha en riesgo» para quien tiene una racha activa y aún no ha practicado ese día. Cada aviso se borra en la primera purga diaria después de cumplir un día; la purga es el borrado automático que hacemos cada madrugada (apartado 7). Si eres menor de edad, también usamos los datos para pedir, comprobar y guardar la autorización de tu representante legal. Solo cuando los referidos están habilitados, los datos de llegada sirven para medir qué canales e invitaciones traen personas a SaberBien y asociar el registro a quien invitó, sin publicidad. Por defecto, quien invita ve una fila «Invitado» con la fecha de registro y si respondió al menos 10 preguntas en los últimos 14 días, sin nombre, correo, edad ni respuestas. Como sabe a quién invitó, puede reconocer a la persona. Quien se registra puede ocultar su fila al registrarse o después en Perfil → Referidos; oculta, no se muestra ni cuenta en los totales de quien invitó. También usamos las invitaciones que cuentan en esos totales para otorgar a quien invitó la insignia «Conecta amigos» y 40 XP, sin valor económico ni posibilidad de canje. La fila de una persona menor de edad aparece por defecto tras la misma autorización de su representante que permite crear la cuenta, y su representante también puede ocultarla con su enlace de gestión (apartado 9.3); cada uno tiene su propia preferencia, basta con que uno de los dos la oculte, y el menor no puede volver a mostrar una fila que ocultó su representante.

4. Con quién compartimos tus datos.

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros para publicidad. Para las finalidades de esta política usamos proveedores de alojamiento del servidor, de copias de seguridad cifradas, de reportes de errores del servidor y de correo electrónico, que tratan datos personales por nuestra cuenta, como encargados del tratamiento, solo para prestarnos su servicio y según nuestras instrucciones. Los reportes de errores no llevan tu nombre, tu correo ni lo que escribes: solo identificadores internos que nosotros podemos relacionar con tu cuenta. El alojamiento y las copias de seguridad están en Canadá, y algunos de estos proveedores tratan datos desde otros países: es una transmisión internacional de datos, que hacemos mediante contratos que los obligan a proteger la seguridad y la confidencialidad de los datos personales.

5. Pago.

Por ahora no procesamos pagos ni recibimos datos de tarjetas. Cuando la plataforma cobre, los pagos se procesarán mediante un proveedor certificado y no almacenaremos números completos de tarjeta.

6. Inteligencia artificial.

Por ahora el tutor con inteligencia artificial está apagado: no guardamos conversaciones con él y ningún dato tuyo se envía a proveedores de inteligencia artificial. Antes de encenderlo te diremos qué datos trata, qué proveedor los recibe y en qué países, y te pediremos una autorización aparte. El material de práctica se produce con generadores propios y herramientas de inteligencia artificial, sometidos a controles de calidad automáticos; ese proceso no usa datos personales de ninguna persona usuaria.

7. Cierre de la cuenta y retención.

Puedes pedir el cierre de tu cuenta y la supresión de tus datos por los canales del apartado 8. Al cerrarla deshabilitamos el acceso, cerramos tus sesiones, sustituimos tu correo y desligamos tu identificador de nuestras mediciones de uso. Guardamos cada dato solo el tiempo necesario para su finalidad (Decreto 1377 de 2013, artículo 11): los plazos que siguen son decisiones nuestras, no mínimos que imponga la ley, y tienen una sola excepción, la del apartado 7.6. Cada madrugada, a las 3:00, un proceso automático, la purga, borra lo que ya cumplió su plazo: por eso un plazo vencido se cumple en la purga siguiente, hasta 24 horas después.

7.1. Mientras tu cuenta esté abierta.

Conservamos tus datos de cuenta y perfil, tus credenciales, tus registros de práctica y resultados, tu dominio, tus planes de estudio, tu cuaderno de errores, tus repasos, tu progreso de recompensas, tus preferencias de notificación, tu enlace de invitación, las invitaciones asociadas a ti y tus datos de llegada.

7.2. Al cerrar la cuenta.

Sin plazo adicional, la purga siguiente borra esos registros y el nombre y la imagen de la cuenta; también tu participación y tus resultados en retos y las copias de permisos del plan. De tus reportes de preguntas borra el detalle y la copia adjunta; el reporte puede quedar para mejorar el contenido. Borra los retos que creaste si no tienen datos de otras personas; si los tienen, cambia su título, su descripción y sus reglas por textos neutros. Las solicitudes de soporte se conservan hasta cerrarse y se borran en la purga siguiente a su cierre.

7.3. Durante 90 días después del cierre.

Queda una referencia técnica de la cuenta, sin nombre, imagen ni correo de contacto, y una huella de tu correo: un código calculado a partir de él que no deja leerlo, pero sí reconocerlo si nos escribes desde esa dirección. Solo la usamos para encontrar tus autorizaciones si nos las pides. Las autorizaciones, con la versión del texto que aceptaste, un código que identifica ese texto y, cuando la registramos, la IP y el navegador desde los que la otorgaste, se conservan mientras la cuenta esté abierta y 90 días después del cierre, para responder solicitudes de prueba de autorización. Lo mismo vale para la autorización de tu representante legal, con su prueba (apartado 9.2), y para su revocación. A los 90 días borramos todo eso, salvo lo que conserva el apartado 7.6. La referencia técnica sigue después solo si tienes una solicitud de soporte abierta o si la cuenta figura como autora de contenido editorial: ya sin nombre, correo ni huella del correo, unida a esa solicitud o a ese contenido, y solo la usamos para eso.

7.4. Plazos que no dependen del cierre.

La auditoría de operaciones, con su IP, su navegador y su contenido, se borra a los 30 días de cada operación. Los eventos de uso se borran a los 30 días de ocurridos; los que sigan ligados a tu cuenta cuando la cierres, en la purga siguiente. Las sesiones de acceso, con su IP y su navegador, se borran cuando vencen, unos 30 días después de su último uso, o al cerrar la cuenta. Los códigos de un solo uso se borran al vencer. Si el representante elige «No autorizo», borramos la solicitud pendiente. Las demás solicitudes de autorización que no terminan en un registro vencen a los 7 días de creadas y se borran en la purga siguiente. Los avisos dentro de la plataforma se borran al cumplir un día o al cerrar la cuenta, lo que ocurra primero. Los registros de nuestro servidor, con tu dirección IP, se borran solos a más tardar a los 15 días, y los de la base de datos, que pueden incluir el texto de algunas consultas, a más tardar a las 11 semanas.

7.5. Errores y copias de seguridad.

Los reportes de errores no pasan por nuestra purga: el proveedor que los recibe los borra a los 90 días. Las copias de seguridad diarias se ocultan a los 14 días y se borran a los 56, y un bloqueo impide borrarlas antes; las semanales se ocultan a los 56 días y se borran 7 días después. Las copias que hacemos antes de actualizar la base de datos se guardan como máximo 63 días, y solo las cinco últimas. Por eso, aunque pidas la supresión, tus datos pueden seguir hasta 63 días en una copia; si restauramos una, volvemos a aplicar los cierres y la purga antes de usarla. Tu navegador guarda localmente las respuestas que aún no ha podido enviar.

7.6. Evidencia de solicitudes, reclamos e incidentes.

Si presentas una consulta o un reclamo, o si ocurre un incidente de seguridad, guardamos aparte solo la evidencia estrictamente necesaria para atenderlo: por ejemplo, las autorizaciones, las entradas de auditoría y los registros del servidor que tienen que ver con el caso. Los correos y la constancia de tu solicitud se guardan en el buzón y en el expediente del Área de Protección de Datos Personales. Todo eso se conserva con acceso restringido hasta que el caso se resuelva y se cumplan las obligaciones legales que dependan de él, aunque los plazos anteriores hayan vencido; después lo borramos.

8. Tus derechos.

Puedes conocer, actualizar y corregir tus datos, acceder gratuitamente a ellos, pedir prueba de tu autorización e información sobre su uso, y solicitar su supresión o revocar la autorización (Ley 1581 de 2012, artículo 8). Atiende tus solicitudes el Área de Protección de Datos Personales de Monales S.A.S.: escribe a office@monales.co o llama al +57 300 608 4202, con tu identificación, lo que pides y el medio por el que quieres la respuesta; si actúas por otra persona, acredita tu representación. De cada solicitud, también de las que llegan por teléfono, dejamos constancia escrita con la fecha en que la recibimos. Atendemos las consultas en diez días hábiles desde su recepción y los reclamos en quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción; si necesitamos una prórroga te explicaremos el motivo y la fecha de respuesta antes del vencimiento, hasta cinco días hábiles más para consultas y ocho para reclamos. Si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco días siguientes a su recepción te pediremos completarlo; si pasan dos meses desde esa petición sin que lo completes, se entiende que desististe. Cuando el reclamo está completo, en un máximo de dos días hábiles anotamos junto a tus datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, y la mantenemos hasta resolverlo. Si no somos competentes, lo trasladamos a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes y te avisamos (Ley 1581 de 2012, artículos 14 y 15). Agotado este trámite puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad de protección de datos personales (artículo 16).

9. Niñas, niños y adolescentes.

Si tienes menos de 18 años, puedes usar SaberBien solo con la autorización de tu representante legal: tu mamá, tu papá u otra persona que tenga tu representación legal por ley o por decisión de un juez, como un tutor o un curador. Un acudiente, un abuelo o un hermano mayor no la tiene solo por serlo. Tratamos tus datos para ayudarte a prepararte para el Saber 11, respetando tu interés superior y tus derechos fundamentales (Ley 1581 de 2012, artículo 7, y Decreto 1377 de 2013, artículo 12). Antes de autorizar, tu representante debe escuchar tu opinión y tenerla en cuenta según tu madurez. Responder las preguntas sobre tus datos es voluntario, pero sin la autorización no podemos crear tu cuenta. Los derechos del apartado 8 los ejerce tu representante en tu nombre, y tú puedes pedirnos el cierre de tu cuenta cuando quieras. Tu representante tiene además esos mismos derechos sobre los datos suyos que guardamos según el apartado 9.2, y los ejerce por los mismos canales.

9.1. Cómo se autoriza.

Al registrarte te mostramos una página para tu representante. Puede abrirla en tu dispositivo o en su teléfono, con un enlace que le envías, por ejemplo por WhatsApp. El enlace solo contiene un código al azar. Antes de la autorización no le enviamos al servidor tu nombre, tu correo ni tu año de nacimiento: el año que escribes para elegir el registro permanece en tu dispositivo. Envía el enlace solo a tu representante; si lo compartes por WhatsApp, WhatsApp recibe el enlace y los datos del mensaje. La solicitud vence a los 7 días. Tu representante escucha tu opinión y la tiene en cuenta según tu madurez, elige su parentesco, escribe su nombre y apellido y toca «Sí, autorizo» bajo la declaración del aviso. Ese acto autoriza el tratamiento y acepta los términos en tu nombre: no tienes que marcar casillas al crear tu cuenta. Si elige «No autorizo», borramos la solicitud pendiente y no se crea una cuenta.

9.2. La prueba de la autorización.

Guardamos el identificador de la solicitud y si la pediste en tu dispositivo o con un enlace; el nombre y el parentesco de tu representante; su declaración de que es mayor de edad y tu representante legal, y de que escuchó tu opinión y la tuvo en cuenta; la versión y la huella del aviso y la declaración, de los términos de uso y de esta política; la fecha y la hora; y la dirección IP y el navegador desde los que autorizó. Los datos del representante se guardan solo como prueba de la autorización, salvo los registros del servidor del apartado 7.4. No pedimos su teléfono ni registramos si escuchó el aviso en voz alta. Al registrarte, la autorización queda atada a tu cuenta con tu año de nacimiento y una huella de tu correo como la del apartado 7.3. Podemos revisar autorizaciones por muestreo o cuando parezcan dudosas. Estos datos se conservan como dicen los apartados 7.3 y 7.4.

9.3. Revocar la autorización.

Al autorizar, tu representante recibe un enlace de gestión que sirve hasta que sabemos que cumpliste 18 años (apartado 9.5): puede guardarlo o enviárselo por WhatsApp, que en ese caso también recibe el enlace, y debe cuidarlo, porque con él se revoca. Abrirlo no cambia nada; revocar pide confirmación y no se puede deshacer. Con ese enlace también puede ocultar tu fila de invitado (apartado 3). Si lo pierde, puede revocar por los canales del apartado 8. Si ya tienes cuenta, revocar la cierra en el acto: se cierran tus sesiones, nadie puede volver a entrar y la purga siguiente borra tus datos como dice el apartado 7.2. De la autorización y de su revocación conservamos solo la prueba, durante 90 días (apartado 7.3), con las excepciones de los apartados 7.2 (las solicitudes de soporte que sigan abiertas), 7.5 (las copias de seguridad) y 7.6 (la evidencia de un reclamo o un incidente). Si aún no tienes cuenta, la autorización deja de servir para crearla y la solicitud se borra cuando vence (apartado 7.4).

9.4. Sin publicidad.

No enviamos publicidad ni ofertas a personas menores de edad, no usamos sus datos para publicidad y la autorización nunca depende de comprar algo.

9.5. Al cumplir 18 años.

Al cumplir 18 años termina la representación de tu representante. Desde que lo sabemos —cuando nos confirmas que ya los cumpliste o, a más tardar, el 1 de enero siguiente— su enlace de gestión deja de servir para revocar la autorización, cerrar tu cuenta u ocultar tu fila de invitado, y te pedimos que aceptes tú los términos de uso y autorices el tratamiento de tus datos como cualquier persona adulta. Desde entonces, solo tú (o quien tenga tu poder) puedes ejercer tus derechos sobre tus datos. Mientras no completes ambos pasos, solo puedes cerrar sesión, escribir a soporte, ejercer tus derechos o pedir el cierre de tu cuenta, y tu cuenta se conserva como cualquier cuenta abierta (apartado 7.1). No aceptar no borra tus datos ni revoca la autorización; si quieres eso, pídelo como uno de tus derechos. La autorización que dio tu representante sigue valiendo como tuya hasta que la revoques o la reemplace la tuya, y su prueba se conserva como dicen los apartados 7.1 y 7.3. Si tu representante revoca la autorización después de que cumpliste 18 años y antes de que lo sepamos, la revocación cierra tu cuenta como cualquier otra (apartado 9.3). Si tu representante había ocultado tu fila de invitado, sigue oculta hasta que tú decidas mostrarla.

10. Vigencia.

Esta versión de la política rige desde la fecha que aparece al comienzo, junto a su número de versión. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras prestemos el servicio, y cada dato se conserva solo durante los plazos y con la excepción del apartado 7. Si cambiamos esta política de forma sustancial, te lo informaremos antes de aplicar el cambio. Si cambia una finalidad o agregamos una nueva, pediremos una nueva autorización: a ti si eres mayor de edad, o a tu representante legal si eres menor. A tu representante se la pedimos en la plataforma, como la primera vez: le pasas tu teléfono o le envías un enlace. Mientras no recibamos esa autorización, no usamos tus datos para la finalidad nueva o modificada, y puedes seguir estudiando.